别让工作追着自己跑

你是不是从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑？但你的忙碌可能并不是因为工作太多，而是因为缺乏重点和明确的目标，让你的工作越来越复杂，时间越来越少。一天只有1440分钟。在信息复杂、速度快的职场环境中，我们要在越来越少的时间里完成越来越多的事情。

在当今日益复杂和紧凑的工作节奏中，“保持简单”是最好的处理原则。“简单”来源于明确的目标和方向。你知道什么该做，什么不该做。这是职业生涯顾问比尔约翰逊给所有从业者的建议。

约翰逊根据多年的调查研究发现，现代人的工作之所以变得复杂、低效，最重要的原因是“缺乏重点”。因为不知道目标，总是浪费时间一遍又一遍的做同一件事或者不必要的事；错过了关键信息，却在不重要的信息上浪费了太多时间；如果你没有抓住要点，你必须一遍又一遍地交流同样的事情。

以下是约翰逊新书中整理的10个最实用简单的工作方法。

明确了解工作的目标和要求，可以避免重复操作，减少出错的机会。

你要整理的问题包括：我现在的工作必须做哪些改变？你能建议我从哪里开始吗？为了避免影响目标的达成，我应该注意些什么？有哪些可用的工具和资源？

第二，懂得拒绝别人，不要让额外的要求打扰你的工作进度。

对于很多人来说，拒绝别人的要求似乎更难。拒绝技巧是职场中非常重要的沟通技巧。

在决定是否应该答应对方的要求时，首先要问自己，“我想做什么？还是什么都不想做？什么对我最好？”你必须考虑，如果答应了对方的要求，会不会影响现有的工作进度，会不会因为你的拖延而影响到别人？而如果你答应了，真的能达到对方要求的目标吗？

第三，主动提醒老板分清轻重缓急，可以大大减少工作量。

“手头的工作我都完成不了，丢给我一堆工作，真的很不合理。”但是有没有可能问题出在自己身上？你是否恰当地反映了真实情况？你不说，老板会觉得你有时间做那么多事。此外，他可能不记得他之前给了你太多的工作。其实老板是需要提醒的。

当然，你不可能同时完成这么多工作。你为什么不主动帮老板安排工作的优先顺序？不是不做，而是凡事先有后有。提醒一下，在讨论的过程中，一定要时刻站在主管的立场，理解他所面临的压力。你应该做的是帮助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，你不应该自己承担问题。

第四，汇报的时候要有自己的观点，只有少量的信息才能让老板满意。

大多数人向主管或老板汇报时，总是担心信息不够。“老板问了又答不上来怎么办？”根据商业心理咨询公司的心理学家约翰韦弗的研究，10%到15%的人在面对老板时会感到恐惧，如果他们没有足够的数据向老板报告，感到恐惧的人的比例会更高。

其实这种担心是多余的。太多的信息会变得没有重点，没有解释，对老板一点帮助都没有。“内容简洁，切中要害，最重要的是，可以帮助我快速做决定。”这是约翰逊在询问多位高管对简报内容的要求时得出的大致结论。

你需要做的是用重要的信息或数据来说明，并且要有自己的见解，而不是模棱两可的描述。向老板汇报时，要能准确控制时间。

第五，在简报过程中增加互动的机会，可以缩短简报的内容和汇报时间。

一次成功的演示，就是清晰正确地传递信息，创造交流对话的机会，然后让对方因为你的演示内容而改变自己的思维、决定或行动。所以重点不是简报，而是沟通的质量。你不只是“报告”，而是要发起双向对话，努力影响对方。

在做任何简报之前，你必须思考以下三个原则：你希望听众在听完简报后记住哪些要点？观众会有什么感受？你希望他们听完简报后做出什么样的决定？

然后就是实际生产问题。最好的开始方式是把观众想知道的变成问题。这样不仅能立刻吸引观众的注意力，还能大大减轻你的工作量。在简报的过程中，你不应该是唯一一个说话和提问的人，这可以给你一个与听众互动的机会。这样你只需要为50分钟的议程准备30分钟的简报内容，剩下的时间应该就是和听众的互动了。

六、有效过滤邮件，让你的注意力集中在最重要的信息上。

正确过滤过程的第一步是先阅读信件的主题和发件人。如果没有什么原因让你今天必须读它，你可以删除它。这将删除至少50%的邮件。第二步，快速浏览对方信件内容。除非信的内容是关于你近期(比如两周内)必须完成的工作，你可以直接删除。然后你可以再删除25%的字母。

七、尽量简化邮件内容，节省写信的时间，增加对方回复的机会。

"最容易阅读、理解和回复的信件最能吸引我的注意力."这是约翰逊在进行“追求简单”的研究项目时，对一位资深主管使用电子邮件习惯的回答。

你必须用最小的空间和最少的文字来传达最多最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。我该怎么办？你必须：1。将每封邮件的内容限制在8到12句左右。2.超过20个字就要换行。3.如果超过3行，则必须为空。

八、在没有沟通可能的时候，不要浪费时间去尝试改变。

无论你提出什么样的想法或观点，每次都被拒之门外。如果你真的遇到了这样的主管，完全没有沟通的可能，那么你也不必浪费时间或精力去做不必要的沟通或试图改变。这时候你就要做出选择了：是不是可以接受这样的工作环境，一切只按照主管的意见去做，还是更喜欢有自己的发挥空间。这是选择的问题，没有好坏之分。

九、只要获得信任，不需要反复沟通，也能获得想要的资源。

老板对你的信任来自于你解决问题的能力。所以你要从不同的角度思考：最让你老板头疼的是什么？不能按原计划完成，还是控制不了局面，对未来感到不确定？你希望员工做更多来降低成本吗？当你在努力做预算的时候，你首先要想想你的老板可能会担心什么，这是说服老板最有效的理由。

而且，不要只强调自己单位或部门的需求。你做预算的目的是帮助老板解决问题，实现目标。所以，你的重点是老板的担忧，而不是预算数字。

当你第一次提出要求时，最重要的是让你的老板知道你的提议。会议时间越短越好，最好不要超过15分钟。千万不要在第一份提案中直接问需要多少预算，这通常不会有很高的成功率。你的目标应该是有第二次机会讨论。如果老板愿意重新讨论预算，成功的几率通常可以达到80%以上。

十、注重工作本身，而不是以绩效评价为名，才能真正有好的表现。

你只需要做两件事：

1.每月至少问你的主管一次，“我做得怎么样？”试着问一些具体的问题，比如：“老板对我预定的日程有什么意见吗？”“我认为会议过程非常顺利。你觉得还有提升的空间吗？”

你要经常和你的主管沟通你的工作表现，而不仅仅是在年度绩效评估中，这样你就能提前知道自己的不足在哪里，及时改正，也能知道主管的期望。

至少一个月一次，问“有必要调整原来的工作安排吗？”可能你的目标是年初定的，甚至是前年年底定的。但是，外部环境变了，之前设定的目标必然要调整，所以你要时刻确认什么是最优先的目标。

来源：中国青年报